Migrar o correio sem perder mensagens ao mudar de fornecedor

Para migrar o correio sem perder mensagens, é preciso identificar primeiro onde estão as caixas de correio, copiá-las enquanto o fornecedor anterior continua ativo e repetir a sincronização imediatamente antes de mudar os DNS.

A migração do alojamento para a Hostsuar é gratuita e também podemos tratar da transferência do correio. Este guia explica o percurso e as verificações necessárias, quer seja a nossa equipa a fazê-lo, quer utilize as ferramentas do serviço.

Descubra onde está o correio

O facto de um site estar alojado num fornecedor não significa que este receba também o correio. Verifique os registos MX do domínio e o painel a partir do qual são administradas as caixas de correio.

Escolha o cenário que corresponde:

Se a origem também utiliza o cPanel

Uma cópia completa do cPanel inclui normalmente as contas de correio, as suas palavras-passe, pastas, mensagens, reencaminhamentos e filtros. Depois de a restaurar:

1. Confirme que aparecem todas as caixas de correio.
2. Compare o espaço utilizado com a origem.
3. Entre no webmail e reveja várias pastas e mensagens.
4. Teste o envio e a receção antes de retirar o serviço anterior.
5. Confirme que servidor têm configurado o Outlook, o Thunderbird, os telemóveis e as aplicações.

Se os dispositivos usarem mail.oseudominio.com, é possível que não seja preciso alterar a sua configuração depois da propagação dos DNS. Se utilizarem o nome interno do servidor anterior, será preciso substituí-lo pelos dados de ligação do novo serviço.

Se a origem utiliza outro painel ou servidor IMAP

1. Crie as contas de destino

Crie no cPanel os mesmos endereços e atribua uma quota suficiente para receber todo o seu conteúdo. Uma conta de destino sem espaço pode deixar a sincronização incompleta.

Faça também o inventário de reencaminhamentos, filtros e respostas automáticas. O imapsync copia mensagens e pastas, mas não reproduz, por si só, toda a configuração do fornecedor anterior.

2. Obtenha os dados IMAP da origem

Para cada conta, precisa de:

• Servidor IMAP.
• Porta e tipo de cifragem.
• Endereço completo como utilizador.
• Palavra-passe de aplicação ou credencial temporária.

O nome do servidor pode ser diferente do domínio. Confirme-o no painel ou na documentação do fornecedor atual.

3. Execute uma primeira sincronização

Utilize a interface de migração e sincronização com o imapsync. A primeira cópia pode ser feita com antecedência e não altera nem elimina o conteúdo da origem.

Se precisar de opções avançadas, consulte o guia do imapsync pelo terminal.

4. Verifique o destino

Entre no webmail do novo serviço a partir do cPanel, mesmo que o domínio ainda aponte para o fornecedor anterior. Reveja:

• Caixa de entrada e enviados.
• Pastas criadas pelo utilizador.
• Mensagens antigas e recentes.
• Espaço ocupado.
• Erros comunicados pela sincronização.

5. Repita a sincronização antes da mudança

Enquanto os DNS continuarem a apontar para a origem, as mensagens continuarão a chegar lá. Execute o imapsync de novo imediatamente antes da mudança: vai comparar as contas e copiar o que ainda não existir no destino.

Não apague nem reorganize mensagens em massa durante esta fase. As alterações podem fazer com que a comparação demore mais ou que uma mensagem eliminada no destino volte a ser copiada da origem.

6. Mude os DNS e faça uma última verificação

Quando os DNS mudarem, alguns remetentes podem continuar a entregar temporariamente no servidor anterior devido à propagação. Mantenha os dois serviços ativos e execute uma última sincronização depois do corte.

Continue com o guia para mudar os DNS com a mínima interrupção.

Se mantiver o Google Workspace ou o Microsoft 365

Não crie caixas de correio equivalentes no cPanel se o correio vai continuar no fornecedor externo. Antes de mudar os servidores DNS, copie para a nova zona todos os registos que o serviço use:

• Registos MX.
• SPF e verificações TXT.
• Autodiscover e outros CNAME.
• Registos SRV necessários para as suas aplicações.

Configure ainda o encaminhamento de correio como remoto para que o site e o cPanel não tentem entregar localmente mensagens destinadas ao fornecedor externo.

Consulte os guias específicos do Google Workspace e do conflito de Autodiscover entre o cPanel e o Microsoft 365.

O que o imapsync não substitui

Uma sincronização IMAP centra-se nas mensagens, nas pastas e no seu estado. Reveja separadamente:

• Contactos e calendários.
• Regras configuradas no fornecedor.
• Assinaturas e respostas automáticas.
• Ficheiros do Microsoft 365 ou do Google Workspace.
• Caixas de correio partilhadas e grupos.
• Mensagens que um cliente POP tenha descarregado sem deixar cópia no servidor.

Proteja as credenciais

Não escreva palavras-passe num pedido de suporte, num email nem num comando visível no histórico. Use a interface protegida do serviço ou o canal seguro que o suporte lhe indicar, crie palavras-passe de aplicação ou credenciais temporárias sempre que possível e revogue-as no fim.

Não cancele a origem antes de verificar

Antes de retirar o fornecedor anterior, confirme que:

• Todas as caixas de correio existem no destino.
• O número de pastas e o espaço ocupado são coerentes.
• Não restam mensagens recentes apenas na origem.
• Os dispositivos conseguem enviar e receber.
• O site consegue enviar formulários e notificações.
• Os registos MX, SPF, DKIM e DMARC correspondem ao fornecedor definitivo.
• As credenciais temporárias utilizadas foram revogadas.

Com o correio verificado, conclua o resto do processo seguindo o guia para migrar um alojamento para a Hostsuar.

Se o resultado não coincidir

Não decida apenas pelos MB totais: fornecedores e etiquetas podem contabilizar de forma diferente. Reveja o registo de cada caixa de correio, as pastas excluídas, os limites do fornecedor e as mensagens concretas que faltem. Um teste de autenticação correto não verifica o conteúdo.

Suspenda a retirada da origem se restarem erros por explicar. Anote, para cada conta, o que foi copiado, a última sincronização e o teste de envio e receção. Esse registo permite continuar o trabalho sem repetir decisões nem perder de vista uma caixa de correio pequena que também continue a receber correio.