Migrer sa messagerie sans perdre de messages en changeant de fournisseur

Pour migrer votre messagerie sans perdre de messages, il faut d'abord savoir où se trouvent les boîtes mail, les copier pendant que l'ancien fournisseur est encore actif et refaire la synchronisation juste avant de changer les DNS.

La migration de l'hébergement vers Hostsuar est gratuite et nous pouvons aussi nous charger de transférer la messagerie. Ce guide explique le parcours et les vérifications nécessaires, que ce soit notre équipe qui s'en charge ou que vous utilisiez les outils du service.

Savoir où se trouve la messagerie

Qu'un site soit hébergé chez un fournisseur ne signifie pas que celui-ci reçoit aussi les e-mails. Vérifiez les enregistrements MX du domaine et le panneau depuis lequel les boîtes mail sont administrées.

Choisissez le scénario qui correspond :

Si l'origine utilise aussi cPanel

Une sauvegarde complète de cPanel inclut normalement les comptes de messagerie, leurs mots de passe, dossiers, messages, redirections et filtres. Après l'avoir restaurée :

1. Vérifiez que toutes les boîtes mail apparaissent.
2. Comparez leur espace utilisé avec l'origine.
3. Connectez-vous au webmail et vérifiez plusieurs dossiers et messages.
4. Testez l'envoi et la réception avant de retirer l'ancien service.
5. Vérifiez quel serveur est configuré dans Outlook, Thunderbird, les téléphones et les applications.

Si les appareils utilisent mail.votredomaine.com, il ne sera peut-être pas nécessaire de modifier leur configuration une fois les DNS propagés. S'ils utilisent le nom interne de l'ancien serveur, il faudra le remplacer par les paramètres de connexion du nouveau service.

Si l'origine utilise un autre panneau ou serveur IMAP

1. Créer les comptes de destination

Créez dans cPanel les mêmes adresses et attribuez un quota suffisant pour recevoir tout leur contenu. Un compte de destination sans espace peut laisser la synchronisation incomplète.

Inventoriez aussi les redirections, les filtres et les réponses automatiques. Imapsync copie les messages et les dossiers, mais ne reproduit pas à lui seul toute la configuration de l'ancien fournisseur.

2. Obtenir les paramètres IMAP de l'origine

Pour chaque compte, il vous faut :

• Le serveur IMAP.
• Le port et le type de chiffrement.
• L'adresse complète comme identifiant.
• Un mot de passe d'application ou un identifiant temporaire.

Le nom du serveur peut différer du domaine. Vérifiez-le dans le panneau ou la documentation du fournisseur actuel.

3. Lancer une première synchronisation

Utilisez l'interface de migration et de synchronisation avec imapsync. La première copie peut se faire à l'avance et ne modifie ni ne supprime le contenu de l'origine.

Si vous avez besoin d'options avancées, consultez le guide d'imapsync en terminal.

4. Vérifier la destination

Connectez-vous au webmail du nouveau service depuis cPanel, même si le domaine pointe encore vers l'ancien fournisseur. Vérifiez :

• La boîte de réception et les éléments envoyés.
• Les dossiers créés par l'utilisateur.
• Les messages anciens et récents.
• L'espace occupé.
• Les erreurs signalées par la synchronisation.

5. Refaire la synchronisation avant la bascule

Tant que les DNS pointent vers l'origine, les messages continueront d'y arriver. Relancez imapsync juste avant la bascule : il comparera les comptes et copiera ce qui n'existe pas encore à destination.

Ne supprimez pas et ne réorganisez pas massivement de messages pendant cette phase. Ces changements peuvent rallonger la comparaison ou faire recopier depuis l'origine un message supprimé à destination.

6. Changer les DNS et faire une dernière vérification

Après le changement des DNS, certains expéditeurs peuvent continuer à remettre temporairement leurs messages à l'ancien serveur en raison de la propagation. Gardez les deux services actifs et lancez une dernière synchronisation après la bascule.

Poursuivez avec le guide pour changer les DNS avec un minimum d'interruption.

Si vous conservez Google Workspace ou Microsoft 365

Ne créez pas de boîtes mail équivalentes dans cPanel si la messagerie reste chez le fournisseur externe. Avant de changer les serveurs DNS, copiez dans la nouvelle zone tous les enregistrements utilisés par le service :

• Enregistrements MX.
• SPF et vérifications TXT.
• Autodiscover et autres CNAME.
• Enregistrements SRV nécessaires à ses applications.

Configurez aussi le routage de la messagerie en mode distant pour que le site et cPanel n'essaient pas de remettre localement des messages destinés au fournisseur externe.

Consultez les guides spécifiques à Google Workspace et au conflit Autodiscover entre cPanel et Microsoft 365.

Ce qu'imapsync ne remplace pas

Une synchronisation IMAP porte sur les messages, les dossiers et leur état. Vérifiez séparément :

• Les contacts et les calendriers.
• Les règles configurées chez le fournisseur.
• Les signatures et les réponses automatiques.
• Les fichiers de Microsoft 365 ou Google Workspace.
• Les boîtes mail partagées et les groupes.
• Les messages qu'un client POP a téléchargés sans laisser de copie sur le serveur.

Protéger les identifiants

N'écrivez pas de mots de passe dans un ticket, un e-mail ou une commande visible dans l'historique. Utilisez l'interface protégée du service ou le canal sécurisé que vous indique l'assistance, créez des mots de passe d'application ou des identifiants temporaires lorsque c'est possible et révoquez-les à la fin.

Ne résiliez pas l'origine avant d'avoir vérifié

Avant de retirer l'ancien fournisseur, confirmez que :

• Toutes les boîtes mail existent à destination.
• Le nombre de dossiers et l'espace occupé sont cohérents.
• Aucun message récent ne reste uniquement à l'origine.
• Les appareils peuvent envoyer et recevoir.
• Le site peut envoyer ses formulaires et notifications.
• Les enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC correspondent au fournisseur définitif.
• Les identifiants temporaires utilisés ont été révoqués.

Une fois la messagerie vérifiée, terminez le reste du processus en suivant le guide pour migrer un hébergement vers Hostsuar.

Si le résultat ne correspond pas

Ne décidez pas uniquement d'après le total en Mo : fournisseurs et libellés peuvent compter différemment. Vérifiez le journal de chaque boîte mail, les dossiers exclus, les limites du fournisseur et les messages précis qui manquent. Un test d'authentification réussi ne vérifie pas le contenu.

Suspendez le retrait de l'origine s'il reste des erreurs inexpliquées. Notez pour chaque compte ce qui a été copié, la dernière synchronisation et le test d'envoi et de réception. Ce suivi permet de poursuivre le travail sans refaire les mêmes choix ni perdre de vue une petite boîte mail qui continue elle aussi de recevoir des e-mails.