E-Mails beim Anbieterwechsel ohne Nachrichtenverlust migrieren

Um E-Mails ohne Nachrichtenverlust zu migrieren, müssen Sie zuerst feststellen, wo die Postfächer liegen, sie kopieren, solange der bisherige Anbieter noch aktiv ist, und die Synchronisierung unmittelbar vor der DNS-Änderung wiederholen.

Der Umzug des Hostings zu Hostsuar ist kostenlos, und wir können auch den Umzug der E-Mails übernehmen. Diese Anleitung erklärt den Ablauf und die nötigen Prüfungen, unabhängig davon, ob unser Team den Umzug durchführt oder Sie die Werkzeuge des Dienstes verwenden.

Herausfinden, wo die E-Mails liegen

Dass eine Website bei einem Anbieter gehostet ist, bedeutet nicht, dass dieser auch die E-Mails empfängt. Prüfen Sie die MX-Einträge der Domain und das Panel, in dem die Postfächer verwaltet werden.

Wählen Sie das passende Szenario:

Wenn die Quelle ebenfalls cPanel verwendet

Ein vollständiges cPanel-Backup enthält normalerweise die E-Mail-Konten, ihre Passwörter, Ordner, Nachrichten, Weiterleitungen und Filter. Nach der Wiederherstellung:

1. Prüfen Sie, ob alle Postfächer erscheinen.
2. Vergleichen Sie ihren belegten Speicherplatz mit der Quelle.
3. Melden Sie sich im Webmail an und prüfen Sie mehrere Ordner und Nachrichten.
4. Testen Sie Senden und Empfangen, bevor Sie den bisherigen Dienst aufgeben.
5. Prüfen Sie, welcher Server in Outlook, Thunderbird, auf Mobilgeräten und in Anwendungen eingetragen ist.

Wenn die Geräte mail.ihredomain.com verwenden, muss ihre Konfiguration nach der DNS-Propagation möglicherweise nicht geändert werden. Wenn sie den internen Namen des bisherigen Servers verwenden, müssen Sie ihn durch die Verbindungsdaten des neuen Dienstes ersetzen.

Wenn die Quelle ein anderes Panel oder einen IMAP-Server verwendet

1. Die Zielkonten anlegen

Legen Sie in cPanel dieselben Adressen an und weisen Sie ein Kontingent zu, das für ihren gesamten Inhalt ausreicht. Ein Zielkonto ohne Speicherplatz kann die Synchronisierung unvollständig lassen.

Erfassen Sie auch Weiterleitungen, Filter und Autoresponder. Imapsync kopiert Nachrichten und Ordner, bildet aber nicht von selbst die gesamte Konfiguration des bisherigen Anbieters nach.

2. Die IMAP-Daten der Quelle beschaffen

Für jedes Konto brauchen Sie:

• IMAP-Server.
• Port und Art der Verschlüsselung.
• Vollständige Adresse als Benutzername.
• App-Passwort oder temporäre Zugangsdaten.

Der Servername kann sich von der Domain unterscheiden. Prüfen Sie ihn im Panel oder in der Dokumentation des aktuellen Anbieters.

3. Eine erste Synchronisierung ausführen

Verwenden Sie die Oberfläche zur Migration und Synchronisierung mit imapsync. Die erste Kopie kann vorab erfolgen und ändert oder löscht nichts in der Quelle.

Wenn Sie erweiterte Optionen brauchen, lesen Sie die Anleitung zu imapsync im Terminal.

4. Das Ziel prüfen

Öffnen Sie das Webmail des neuen Dienstes über cPanel, auch wenn die Domain noch auf den bisherigen Anbieter zeigt. Prüfen Sie:

• Posteingang und Gesendet.
• Vom Benutzer angelegte Ordner.
• Alte und neue Nachrichten.
• Belegten Speicherplatz.
• Von der Synchronisierung gemeldete Fehler.

5. Die Synchronisierung vor dem Wechsel wiederholen

Solange die DNS noch auf die Quelle zeigen, kommen dort weiterhin Nachrichten an. Führen Sie imapsync unmittelbar vor dem Wechsel erneut aus: Es vergleicht die Konten und kopiert, was im Ziel noch nicht vorhanden ist.

Löschen oder reorganisieren Sie in dieser Phase keine Nachrichten in großem Umfang. Änderungen können den Vergleich verlangsamen oder dazu führen, dass eine im Ziel gelöschte Nachricht erneut aus der Quelle kopiert wird.

6. Die DNS ändern und eine letzte Prüfung durchführen

Nach der DNS-Änderung können einige Absender wegen der Propagation vorübergehend noch an den bisherigen Server zustellen. Lassen Sie beide Dienste aktiv und führen Sie nach der Umstellung eine letzte Synchronisierung aus.

Lesen Sie weiter in der Anleitung, die DNS mit möglichst kurzer Unterbrechung zu ändern.

Wenn Sie Google Workspace oder Microsoft 365 behalten

Legen Sie in cPanel keine entsprechenden Postfächer an, wenn die E-Mails beim externen Anbieter bleiben. Übernehmen Sie vor der Änderung der DNS-Server alle Einträge, die der Dienst verwendet, in die neue Zone:

• MX-Einträge.
• SPF und TXT-Verifizierungen.
• Autodiscover und andere CNAME-Einträge.
• SRV-Einträge, die seine Anwendungen benötigen.

Stellen Sie außerdem das E-Mail-Routing auf remote um, damit Website und cPanel nicht versuchen, Nachrichten für den externen Anbieter lokal zuzustellen.

Lesen Sie die eigenen Anleitungen zu Google Workspace und zum Autodiscover-Konflikt zwischen cPanel und Microsoft 365.

Was imapsync nicht ersetzt

Eine IMAP-Synchronisierung konzentriert sich auf Nachrichten, Ordner und ihren Status. Prüfen Sie gesondert:

• Kontakte und Kalender.
• Beim Anbieter eingerichtete Regeln.
• Signaturen und Autoresponder.
• Dateien in Microsoft 365 oder Google Workspace.
• Gemeinsame Postfächer und Gruppen.
• Nachrichten, die ein POP-Programm heruntergeladen hat, ohne eine Kopie auf dem Server zu lassen.

Die Zugangsdaten schützen

Schreiben Sie keine Passwörter in ein Ticket, eine E-Mail oder einen Befehl, der im Verlauf sichtbar ist. Verwenden Sie die geschützte Oberfläche des Dienstes oder den sicheren Kanal, den der Support nennt, erstellen Sie nach Möglichkeit App-Passwörter oder temporäre Zugangsdaten und widerrufen Sie sie am Ende.

Die Quelle erst nach der Prüfung kündigen

Bevor Sie den bisherigen Anbieter aufgeben, prüfen Sie:

• Alle Postfächer existieren im Ziel.
• Die Anzahl der Ordner und der belegte Speicherplatz sind stimmig.
• Es liegen keine neuen Nachrichten nur noch in der Quelle.
• Die Geräte können senden und empfangen.
• Die Website kann Formulare und Benachrichtigungen senden.
• Die Einträge MX, SPF, DKIM und DMARC gehören zum endgültigen Anbieter.
• Die verwendeten temporären Zugangsdaten wurden widerrufen.

Wenn die E-Mails geprüft sind, schließen Sie den restlichen Vorgang mit der Anleitung zum Umzug eines Hostings zu Hostsuar ab.

Wenn das Ergebnis nicht übereinstimmt

Entscheiden Sie nicht allein anhand der Gesamt-MB: Anbieter und Labels können unterschiedlich zählen. Prüfen Sie das Protokoll jedes Postfachs, ausgeschlossene Ordner, Grenzen des Anbieters und konkrete fehlende Nachrichten. Ein erfolgreicher Authentifizierungstest prüft nicht den Inhalt.

Stoppen Sie das Aufgeben der Quelle, wenn ungeklärte Fehler bleiben. Notieren Sie für jedes Konto, was kopiert wurde, die letzte Synchronisierung und den Test von Senden und Empfangen. Mit diesem Protokoll können Sie die Arbeit fortsetzen, ohne Entscheidungen zu wiederholen oder ein kleines Postfach aus dem Blick zu verlieren, das ebenfalls weiter E-Mails empfängt.