Messagerie professionnelle sans hébergement : premiers pas

La messagerie professionnelle sans hébergement, c'est une messagerie avec votre domaine (hola@votreentreprise.es) sans souscrire d'offre d'hébergement. Elle convient lorsque votre site est sur Wix, Shopify, Squarespace ou Webflow, ou lorsque vous n'avez pas encore de site. Tout se gère depuis votre espace client, dans Messagerie : il n'y a pas de cPanel.

Si votre site est sur un hébergement Hostsuar, vous n'en avez pas besoin : la messagerie de vos domaines est déjà incluse dans l'offre.

Commander

1. Allez dans Commander → Messagerie professionnelle ou sur la page de la messagerie professionnelle.
2. Indiquez si vous avez déjà le domaine (chez nous ou chez un autre fournisseur) ou si vous voulez en enregistrer un nouveau.
3. Choisissez le nombre de boîtes mail dont vous avez besoin et, si vous le souhaitez, des Go supplémentaires à répartir entre elles.
4. Choisissez le paiement mensuel ou annuel : le prix par mois est le même.

Une offre correspond toujours à un domaine. Pour un autre domaine, ajoutez une autre offre au même panier.

Les redirections et alias sont illimités et ne comptent pas comme des boîtes mail.

Connecter le domaine

Dès le paiement, nous activons la messagerie du domaine. La suite dépend de l'endroit où se trouvent ses DNS, et nous vous l'indiquons toujours dans Messagerie → votre domaine → Connexion et DNS :

• Le domaine est nouveau ou ses DNS sont déjà chez Hostsuar. Nous ajoutons nous-mêmes les enregistrements de messagerie et, s'il reçoit aujourd'hui son courrier ailleurs (Google, Microsoft, votre ancien fournisseur), nous modifions aussi le MX. Vous n'avez rien à faire. Créez les boîtes mail dès l'activation pour ne perdre aucun message.
• Il est enregistré chez nous mais ses DNS sont ailleurs (Cloudflare, Wix…). Vous avez deux possibilités :
  • Passer sur les DNS de Hostsuar en un clic. Avant le changement, nous copions ce qui est visible de votre site (le domaine et www) et les TXT de vérification, pour que le site continue de fonctionner, et nous ajoutons les enregistrements de messagerie. Si vous utilisez d'autres sous-domaines, ajoutez-les ensuite dans la zone DNS : ils ne sont pas visibles de l'extérieur.
  • Ajouter vous-même les enregistrements chez votre fournisseur actuel, avec la liste que nous vous donnons.
• Il est enregistré ailleurs ou son transfert est en cours. Vous y verrez les enregistrements manquants (MX, SPF, DKIM et DMARC) avec leur nom, leur valeur et un bouton pour les copier. Ajoutez-les dans le panneau DNS de votre fournisseur et cliquez sur Vérifier. Il n'est pas nécessaire de transférer le domaine.

Les changements DNS mettent de quelques minutes à quelques heures à être visibles. Si vous aviez déjà un SPF, n'en ajoutez pas un second : remplacez-le par celui que nous indiquons, qui conserve ce que vous autorisiez déjà.

Une fois que tout fonctionne, nous continuons de surveiller : si un jour le MX ne pointe plus vers Hostsuar (cela arrive souvent lorsqu'on déplace le site vers une autre plateforme en changeant les serveurs de noms), nous vous prévenons par e-mail et dans l'espace client, avec ce qu'il faut remettre en place.

Créer les boîtes mail

Dans Messagerie → votre domaine → Boîtes mail, cliquez sur Ajouter une boîte mail, saisissez le nom (hola, ventas…) et, si vous le souhaitez, un mot de passe. Si vous le laissez vide, nous en générons un sûr. Le mot de passe s'affiche une seule fois, à la création de la boîte mail : enregistrez-le à ce moment-là. S'il est perdu, il se change depuis le menu de la boîte mail.

Depuis ce même menu, vous pouvez changer le mot de passe, modifier l'espace, bloquer l'accès, la réception ou l'envoi, et supprimer la boîte mail. Le bouton Webmail ouvre la messagerie de cette boîte dans le navigateur sans demander le mot de passe.

Rapatrier la messagerie d'un autre fournisseur

Si jusqu'ici votre messagerie était sur Gmail, Outlook ou un autre hébergement, la section Rapatrier la messagerie copie les messages et les dossiers de chaque boîte vers sa nouvelle boîte mail. Créez d'abord les boîtes mail ici et gardez sous la main le mot de passe de chacune, celui d'origine et celui de destination. Rien n'est supprimé chez l'ancien fournisseur, et vous pouvez relancer la copie après avoir changé le MX pour récupérer les derniers messages. Les étapes et les erreurs courantes sont détaillées dans Migrer la messagerie depuis le panneau avec imapsync.

Augmenter l'espace d'une boîte mail

Chaque boîte mail dispose de 5 Go. Si l'une devient trop petite, cliquez dans son menu sur Modifier l'espace et choisissez le nombre de Go voulu, par paliers de un ou de cinq. Si votre offre a des Go supplémentaires non répartis, le changement s'applique immédiatement. Sinon, vous achetez ceux qui manquent, à 0,30 € par mois chacun, en ne payant que les jours restants de la période, et la boîte mail est agrandie dès le paiement.

L'espace supplémentaire appartient à l'offre : si une boîte mail n'en a plus besoin, retirez-le-lui et donnez-le à une autre. En revanche, une boîte mail ne peut pas avoir moins d'espace que ce qu'elle occupe.

Lorsqu'une boîte mail dépasse 90 % de son espace, nous vous prévenons par e-mail, avec un lien qui ouvre directement son Modifier l'espace : une boîte pleine renvoie le courrier qu'elle reçoit.

Configurer le mobile et l'ordinateur

Dans Messagerie → votre domaine → Mobile et ordinateur, vous trouverez les paramètres de chaque boîte mail, avec l'utilisateur déjà renseigné et des boutons pour les copier. Vous y accédez aussi depuis le menu de chaque boîte, avec Configurer sur le mobile. Les voici :

Le serveur sortant demande un nom d'utilisateur et un mot de passe : les mêmes. Si mail.votredomaine ne pointe pas encore vers notre serveur, la section vous le signale : terminez d'abord la connexion du domaine. Les étapes pour chaque application sont détaillées pour iPhone et iPad, Android et Mail sur Mac.

Redirections, réponses automatiques et antispam

• Redirections et alias : faites arriver info@ et ventas@ dans l'une de vos boîtes mail, ou envoyez aussi facturas@ à votre comptable. Dans la même section, vous choisissez ce qui arrive au courrier envoyé à une adresse qui n'existe pas : le renvoyer à l'expéditeur (recommandé) ou le conserver dans une boîte mail.
• Réponses automatiques : pour les vacances ou les absences, avec une date de début et de fin facultatives. Chaque expéditeur reçoit au plus une réponse par jour.
• Antispam : boîte par boîte, choisissez si ce qui ressemble à du spam va dans le dossier Spam, est supprimé ou reste dans la boîte de réception, avec un niveau normal ou strict. Vous pouvez aussi bloquer des expéditeurs ou des domaines entiers.

Plus ou moins de boîtes mail

Dans Offre et facturation :

• Ajouter des boîtes mail en cours de période : vous ne payez que les jours restants jusqu'au renouvellement, dont la date ne change pas.
• Prochain renouvellement : réduisez le nombre de boîtes mail ou arrêtez le renouvellement. Le changement s'applique à l'échéance, et jamais en dessous du nombre de boîtes mail créées : si vous voulez passer à deux, supprimez d'abord celles en trop.

Si un paiement est en retard, la messagerie est suspendue boîte par boîte sans rien supprimer, et elle fonctionne de nouveau dès que la facture est payée.