Professionelle E-Mail ohne Hosting: erste Schritte

Professionelle E-Mail ohne Hosting ist E-Mail mit Ihrer Domain (hola@ihrefirma.es), ohne dass Sie einen Hosting-Tarif bestellen. Sie eignet sich, wenn Ihre Website bei Wix, Shopify, Squarespace oder Webflow liegt oder wenn Sie noch keine Website haben. Alles wird im Kundenbereich unter E-Mail verwaltet: Es gibt kein cPanel.

Liegt Ihre Website in einem Hosting von Hostsuar, brauchen Sie das nicht: Die E-Mail Ihrer Domains ist bereits im Tarif enthalten.

Bestellen

1. Öffnen Sie Bestellen → Professionelle E-Mail oder die Seite zur professionellen E-Mail.
2. Wählen Sie, ob Sie die Domain bereits haben (hier oder bei einem anderen Anbieter) oder ob Sie eine neue registrieren möchten.
3. Wählen Sie, wie viele Postfächer Sie brauchen, und bei Bedarf zusätzliche GB, die Sie auf sie verteilen.
4. Wählen Sie monatliche oder jährliche Zahlung: Pro Monat kostet beides gleich viel.

Ein Tarif umfasst immer eine Domain. Für eine weitere Domain legen Sie einen weiteren Tarif in denselben Warenkorb.

Weiterleitungen und Aliase sind unbegrenzt und zählen nicht als Postfach.

Die Domain verbinden

Nach der Zahlung richten wir die E-Mail der Domain ein. Was dann noch zu tun ist, hängt davon ab, wo ihr DNS liegt, und unter E-Mail → Ihre Domain → Verbindung und DNS sagen wir es Ihnen immer:

• Die Domain ist neu oder ihr DNS liegt bereits bei Hostsuar. Wir setzen die E-Mail-Einträge selbst, und wenn sie E-Mails derzeit woanders empfängt (Google, Microsoft, Ihr bisheriger Anbieter), ändern wir auch den MX. Sie müssen nichts tun. Legen Sie die Postfächer gleich nach der Aktivierung an, damit keine Nachrichten verloren gehen.
• Sie ist bei uns registriert, aber ihr DNS liegt woanders (Cloudflare, Wix …). Sie haben zwei Möglichkeiten:
  • Auf das DNS von Hostsuar umstellen, mit einem Klick. Vor der Umstellung kopieren wir, was von Ihrer Website sichtbar ist (die Domain und www), sowie die TXT-Einträge zur Verifizierung, damit die Website weiter funktioniert, und setzen die E-Mail-Einträge. Wenn Sie weitere Subdomains nutzen, fügen Sie sie anschließend in der DNS-Zone hinzu: Von außen sind sie nicht sichtbar.
  • Die Einträge selbst setzen bei Ihrem aktuellen Anbieter, mit der Liste, die wir Ihnen geben.
• Sie ist woanders registriert oder ihr Transfer läuft noch. Dort sehen Sie die fehlenden Einträge (MX, SPF, DKIM und DMARC) mit Name, Wert und einer Schaltfläche zum Kopieren. Tragen Sie sie im DNS-Panel Ihres Anbieters ein und klicken Sie auf Prüfen. Sie müssen die Domain nicht zu uns übertragen.

DNS-Änderungen werden nach einigen Minuten bis einigen Stunden sichtbar. Wenn Sie bereits einen SPF-Eintrag hatten, fügen Sie keinen zweiten hinzu: Ersetzen Sie ihn durch den, den wir Ihnen angeben; er behält bei, was Sie bisher autorisiert hatten.

Sobald alles funktioniert, behalten wir es im Blick: Zeigt der MX eines Tages nicht mehr auf Hostsuar (das passiert oft, wenn die Website durch einen Wechsel der Nameserver auf eine andere Plattform umzieht), benachrichtigen wir Sie per E-Mail und im Kundenbereich und nennen Ihnen, was wieder eingetragen werden muss.

Die Postfächer anlegen

Klicken Sie unter E-Mail → Ihre Domain → Postfächer auf Postfach hinzufügen, geben Sie den Namen ein (hola, ventas …) und auf Wunsch ein Passwort. Lassen Sie es leer, erzeugen wir ein sicheres. Das Passwort wird beim Anlegen des Postfachs nur ein einziges Mal angezeigt: Speichern Sie es in diesem Moment. Geht es verloren, ändern Sie es über das Menü des Postfachs.

Im selben Menü können Sie das Passwort ändern, den Speicherplatz ändern, Anmeldung, Empfang oder Versand sperren und das Postfach löschen. Die Schaltfläche Webmail öffnet die E-Mails dieses Postfachs im Browser, ohne nach dem Passwort zu fragen.

E-Mails von einem anderen Anbieter übernehmen

Wenn Ihre E-Mails bisher bei Gmail, Outlook oder einem anderen Hosting lagen, kopieren wir im Bereich E-Mail umziehen die Nachrichten und Ordner jedes Postfachs in sein neues Postfach. Legen Sie die Postfächer vorher hier an und halten Sie für jedes die Passwörter bereit, das der Quelle und das des Ziels. Beim bisherigen Anbieter wird nichts gelöscht, und Sie können die Kopie nach der MX-Änderung wiederholen, um die letzten Nachrichten zu übernehmen. Die Schritte und die üblichen Fehler finden Sie unter E-Mails im Panel mit imapsync migrieren.

Den Speicherplatz eines Postfachs erweitern

Jedes Postfach hat 5 GB. Wird eines zu klein, klicken Sie in seinem Menü auf Speicherplatz ändern und wählen Sie, wie viele GB es haben soll, in Schritten von einem oder fünf GB. Hat Ihr Tarif noch nicht verteilte zusätzliche GB, wird die Änderung sofort übernommen. Andernfalls kaufen Sie die fehlenden zu 0,30 € pro Monat und GB, wobei Sie nur die verbleibenden Tage des Zeitraums zahlen, und das Postfach ist nach der Zahlung erweitert.

Der zusätzliche Speicherplatz gehört zum Tarif: Braucht ein Postfach ihn nicht mehr, nehmen Sie ihn weg und geben ihn einem anderen. Nicht möglich ist, einem Postfach weniger Speicherplatz zu geben, als es belegt.

Überschreitet ein Postfach 90 % seines Speicherplatzes, benachrichtigen wir Sie per E-Mail mit einem Link, der direkt Speicherplatz ändern für dieses Postfach öffnet: Ein volles Postfach schickt eingehende E-Mails zurück.

Smartphone und Computer einrichten

Unter E-Mail → Ihre Domain → Handy und Computer finden Sie die Daten jedes Postfachs, mit bereits eingetragenem Benutzernamen und Schaltflächen zum Kopieren. Sie gelangen auch über das Menü jedes Postfachs unter Auf dem Smartphone einrichten dorthin. Die Daten sind:

Der Postausgangsserver verlangt Benutzername und Passwort: dieselben. Zeigt mail.ihredomain noch nicht auf unseren Server, weist Sie der Bereich darauf hin: Schließen Sie zuerst die Verbindung der Domain ab. Die Schritte für jede App finden Sie unter iPhone und iPad, Android und Mail für Mac.

Weiterleitungen, automatische Antworten und Spamschutz

• Weiterleitungen und Aliase: Lassen Sie info@ und ventas@ in einem Ihrer Postfächer ankommen oder facturas@ zusätzlich bei Ihrem Steuerbüro. Im selben Bereich legen Sie fest, was mit E-Mails an eine nicht existierende Adresse geschieht: an den Absender zurückschicken (empfohlen) oder in einem Postfach ablegen.
• Autoresponder: für Urlaub oder Abwesenheit, mit optionalem Start- und Enddatum. Jeder Absender erhält höchstens einmal am Tag eine Antwort.
• Spamschutz: Legen Sie für jedes Postfach fest, ob mutmaßlicher Spam in den Spam-Ordner kommt, gelöscht wird oder im Posteingang bleibt, mit normaler oder strenger Stufe. Sie können auch Absender oder ganze Domains blockieren.

Mehr oder weniger Postfächer

Unter Tarif und Abrechnung:

• Postfächer hinzufügen mitten im Zeitraum: Sie zahlen nur die verbleibenden Tage bis zur Verlängerung, deren Datum sich nicht ändert.
• Nächste Verlängerung: Verringern Sie die Zahl der Postfächer oder verlängern Sie nicht mehr. Das gilt ab Fälligkeit und nie unterhalb der Zahl der angelegten Postfächer: Wenn Sie auf zwei reduzieren möchten, löschen Sie vorher die überzähligen.

Verzögert sich eine Zahlung, wird die E-Mail Postfach für Postfach gesperrt, ohne dass etwas gelöscht wird, und funktioniert wieder, sobald Sie die Rechnung bezahlen.