Archivar una copia de todo el correo enviado y recibido de un dominio en cPanel

La función Archivar de cPanel guarda automáticamente una copia de todo el correo que se recibe o se envía desde cualquier cuenta de un dominio. La copia se guarda aparte, así que se conserva aunque el usuario borre el mensaje de su buzón.

Es útil en empresas que, por política interna, necesitan auditar el uso del correo, revisar incidencias de seguridad o tener todo el correo centralizado en un punto distinto de las cuentas de cada usuario.

Activar el archivo

En cPanel, entra en Correo electrónico > Archivar.

• En la parte superior puedes activar el archivo por defecto para los dominios que crees a partir de ahora. No afecta a los dominios que ya existen.
• En la parte inferior tienes la lista de tus dominios. En cada uno puedes activar por separado:
  • Mensajes de correo electrónico entrantes
  • Mensajes de correo electrónico salientes
  • Mensajes de correo electrónico de lista de correo saliente

Al activar cualquiera de ellos aparece un desplegable para elegir la política de retención: cuánto tiempo se guarda cada copia. Puede ser para siempre o un número de meses o años; pasado ese plazo, las copias se borran solas.

Guarda los cambios. El archivo empieza a guardar el correo desde ese momento: no copia los mensajes que ya había en los buzones.

Todo el correo archivado se duplica, así que ocupa espacio adicional en tu hosting. Ajusta la retención a lo que de verdad necesites conservar.

Consultar el correo archivado

En la misma pantalla verás, para cada dominio, el espacio que ocupa el archivo (se recalcula una vez al día) y las formas de acceder a él. cPanel crea una cuenta especial, _archive@tudominio.com, que puedes abrir de tres formas:

• Webmail, desde el enlace de la propia pantalla.
• Un programa de correo por IMAP: usuario _archive@tudominio.com y la contraseña de cPanel. El servidor y los puertos son los mismos de cualquier cuenta: datos de conexión al servidor de correo.
• Descarga de un fichero comprimido con todo el correo archivado.

Como el acceso usa la contraseña de cPanel, no la des a quien solo deba consultar el archivo: con ella se entra a todo el hosting.

Tanto en el webmail como por IMAP, para ver los correos tienes que suscribirte a las carpetas del archivo. Hay una carpeta por tipo (entrante, saliente…) y dentro, una subcarpeta por día:

En Roundcube, ve a Configuración > Carpetas y marca las carpetas que quieras ver.

Comprobar que funciona

Envía un correo desde una cuenta del dominio y otro hacia ella. En unos minutos deben aparecer en la subcarpeta del día dentro del archivo.

En el seguimiento de entrega verás, además del mensaje original, la acción de archivado. No es un segundo envío al destinatario, solo la copia que guarda el servidor.

Ten en cuenta que solo se archiva el correo que pasa por nuestro servidor. Si una cuenta envía a través de otro proveedor (por ejemplo, un servicio de envío masivo o un SMTP externo), esos mensajes no quedan archivados.