Email Disk Usage, gestionando el consumo de espacio de una cuenta de correo

Email Disk Usage o Uso del disco de emails es una herramienta de cPanel que nos permite analizar y actuar sobre los usos de espacio de nuestras cuentas de correo.

Advertencia: Delete Permanently no se puede deshacer desde la propia herramienta. Antes de usarlo, exporta o respalda el buzón, recupera un mensaje de prueba para validar la copia y confirma la dirección y carpeta exactas.

Nada más acceder el primer paso es seleccionar la cuenta de correo sobre la que queremos llevar a cabo las acciones de análisis y purgado, para ello usamos el desplegable que aparece en la zona superior.

Con la cuenta de correo seleccionada, aparecerá en la zona inferior una tabla donde aparecen todas las bandejas de la cuenta de correo, ordenadas de uso de espacio mayor a menor, aparecerán en su formato original, donde "Sent" sería elementos enviados, "INBOX" la bandeja de entrada, "Archive", archivados, etc.

Una vez identificada las bandejas con mayor uso de espacio, tendremos a su derecha la opción "Manage" que nos permite realizar acciones de eliminación masiva con algunas condiciones preestablecidas:

• 30 MB in size or more, elimina los correos de la bandeja que superen los 30MB de espacio.
• year old or more, elimina los correos con una antiguedad superior a 1 año.
• Previously viewed, elimina todos los mensajes ya leidos.
• All messages, elimina todos los correos de la bandeja seleccionada.

Antes de eliminar, abre la carpeta exacta en webmail, aplica el mismo criterio de búsqueda y revisa una muestra, el número de mensajes y su tamaño. Empieza por una condición restrictiva; Previously viewed no debe usarse sola, porque SEEN solo significa que el mensaje se marcó como leído y no indica que sea prescindible.

Cuando la previsualización coincida con lo esperado, confirma de nuevo la cuenta, la carpeta y la condición antes de hacer click en Delete Permanently. Comprueba después el contenido restante, el acceso IMAP y el espacio recuperado.

All messages solo debe utilizarse cuando se quiera retirar expresamente toda la carpeta y exista una copia cuya recuperación ya se haya probado. Si el resultado no es el previsto, deja de escribir en el buzón y restaura desde la copia verificada antes de continuar.