Liberar espacio en cuenta de correo
A menudo nos encontramos con la necesidad de liberar espacio ocupado por cuentas de correo electrónico que están acumulando una cantidad de correo significativa dentro del servicio contratado.
La primera acción suele ser eliminar grandes cantidades de correo, ya sea empezando por los últimos o por los primeros, tras eliminar cientos de mensajes, el espacio recuperado es mínimo.
Cada correo ocupa pocos kilobytes, por lo que aún eliminando cientos de mensajes, puede no llegar a ser relevante, la clave es localizar primero aquellos que ocupan más, principalmente por contener adjuntos de gran tamaño.
Localizando manualmente los correos que ocupan más espacio
La forma más sencilla de localizar estos correos es accediendo al webmail Roundcube.
Una vez dentro, accedemos a la bandeja que queramos filtrar, a no ser que se tengan bandejas personalizadas, lo normal es que todo se acumule en la bandeja de entrada y bandeja de elementos enviados.
Ya en la bandeja, en la zona superior hacemos click en Opciones.
Seleccionamos que sea ordenado por Tamaño, en orden descendente, una vez guardemos, veremos que el listado se ordena por tamaño, apareciendo primero aquellos correos que ocupan más espacio.
Y si accedemos a cada correo, podemos ver los adjuntos que incluye y su peso.
Importante recordar que tras eliminar, la papelera debe ser vaciada para recuperar el espacio de los correos eliminados.
Como consideración adicional, lo habitual suele ser que sean más prescindibles la copia de los correos enviados que los recibidos, por lo que podría ser interesante empezar primero por esa bandeja.
Eliminando de forma masiva desde cPanel
Accedemos a cPanel, sección Email disk usage y en el menú desplegable de la zona superior seleccionamos la cuenta de correo a purgar.
Se mostrarán los diferentes buzones de la cuenta, con el espacio que ocupan, click en Manage de aquel que quieras purgar, por ejemplo Inbox corresponde a la bandeja de entrada y Sent a la bandeja de elementos enviados.
Esta opción solo sería de utilidad si no requerimos supervisar aquellos correos que se eliminarán, usando la herramienta de gestión de espacio podemos cribar que se eliminen automáticamente por medio de varias condiciones:
- 1 year old or more, elimina los correos con más de un año de antigüedad.
- 30 MB in size or more, elimina los correos con más de 30 MB de tamaño.
- Previously viewed, elimina los correos que ya han sido visualizados.
- All messages, elimina todos los correos.
- Custom query ..., permite realizar una consulta personalizada.
Seleccionamos la deseada, hacemos click en Delete Permanently y confirmamos.
Consultas personalizadas con "Custom query..."
Si seleccionamos Custom query ... podemos realizar una consulta personalizada por medio del formato de consultas de Dovecot, consiguiendo así una mayor precisión en la eliminación de correos.
Por ejemplo, si queremos eliminar los correos que tengan una antigüedad mayor a 2 semanas, podemos usar la siguiente consulta:
BEFORE 2weeks
O anteriores a una fecha concreta:
BEFORE 1-Oct-2021
El sistema de consultas es realmente flexible, pudiendo buscar por sujeto, contenido, remitente, destinatario, fecha, visualizado, intervalos de tiempo, tamaño, etc.
Puedes encontrar la documentación completa en Dovecot’s Search Query Format.
El sistema de consultas es para usuarios avanzados y puede ser complejo de entender, si tienes alguna duda o necesidad, contáctanos y te ayudaremos.