Liberar espacio en cuenta de correo

A menudo nos encontramos con la necesidad de liberar espacio ocupado por cuentas de correo electrónico que están acumulando una cantidad de correo significativa dentro del servicio contratado.

Advertencia: las acciones Delete Permanently y vaciar la papelera son irreversibles desde webmail o cPanel. Antes de borrar, exporta o respalda el buzón y verifica la recuperación de un mensaje en una ubicación temporal.

La primera acción suele ser eliminar grandes cantidades de correo, ya sea empezando por los últimos o por los primeros, tras eliminar cientos de mensajes, el espacio recuperado es mínimo.

Cada correo ocupa pocos kilobytes, por lo que aún eliminando cientos de mensajes, puede no llegar a ser relevante, la clave es localizar primero aquellos que ocupan más, principalmente por contener adjuntos de gran tamaño.

Localizando manualmente los correos que ocupan más espacio 

La forma más sencilla de localizar estos correos es accediendo al webmail Roundcube.

Una vez dentro, accedemos a la bandeja que queramos filtrar, a no ser que se tengan bandejas personalizadas, lo normal es que todo se acumule en la bandeja de entrada y bandeja de elementos enviados.

Ya en la bandeja, en la zona superior hacemos click en Opciones.

Seleccionamos que sea ordenado por Tamaño, en orden descendente, una vez guardemos, veremos que el listado se ordena por tamaño, apareciendo primero aquellos correos que ocupan más espacio.

Y si accedemos a cada correo, podemos ver los adjuntos que incluye y su peso.

Tras revisar y eliminar mensajes, la papelera debe vaciarse para recuperar el espacio. Hazlo solo después de comprobar que la selección era correcta y que la copia permite recuperar los mensajes.

Como consideración adicional, lo habitual suele ser que sean más prescindibles la copia de los correos enviados que los recibidos, por lo que podría ser interesante empezar primero por esa bandeja.

Eliminando de forma masiva desde cPanel

Accedemos a cPanel, sección Email disk usage y en el menú desplegable de la zona superior seleccionamos la cuenta de correo a purgar.

Se mostrarán los diferentes buzones de la cuenta, con el espacio que ocupan, click en Manage de aquel que quieras purgar, por ejemplo Inbox corresponde a la bandeja de entrada y Sent a la bandeja de elementos enviados.

Esta opción solo sería de utilidad si no requerimos supervisar aquellos correos que se eliminarán, usando la herramienta de gestión de espacio podemos cribar que se eliminen automáticamente por medio de varias condiciones:

• 1 year old or more, elimina los correos con más de un año de antigüedad.
• 30 MB in size or more, elimina los correos con más de 30 MB de tamaño.
• Previously viewed, elimina los correos que ya han sido visualizados.
• All messages, elimina todos los correos.
• Custom query ..., permite realizar una consulta personalizada.

Selecciona la condición deseada, pero no confirmes todavía Delete Permanently.

Antes de confirmar, sigue esta secuencia:

1. Confirma la dirección de correo y la carpeta exactas; Inbox, Sent, Trash y las carpetas personalizadas son independientes.
2. Reproduce el criterio en la búsqueda de webmail para previsualizar los mensajes, contar los resultados y revisar una muestra.
3. Empieza con el filtro más restrictivo y anota la cuenta, carpeta, consulta y número de mensajes.
4. Ejecuta el borrado y valida el contenido restante, el acceso IMAP y el espacio recuperado.
5. Si el resultado no coincide, detén nuevos cambios y restaura la carpeta desde la copia verificada.

Consultas personalizadas con "Custom query..."

Si seleccionamos Custom query ... podemos realizar una consulta personalizada por medio del formato de consultas de Dovecot, consiguiendo así una mayor precisión en la eliminación de correos. Esta funcionalidad de cPanel permite aplicar filtros muy específicos para eliminar exactamente los mensajes que necesitas sin afectar el resto.

Consultas básicas por fecha

Eliminar correos anteriores a una fecha relativa:

BEFORE 2weeks

Eliminar correos anteriores a una fecha específica:

BEFORE 1-Oct-2021

Seleccionar correos cuya fecha interna sea igual o posterior a una fecha específica:

SINCE 1-Jan-2020

SINCE no selecciona mensajes antiguos: incluye los mensajes desde esa fecha en adelante. Para mensajes anteriores se usa BEFORE.

Consultas por tamaño

Eliminar correos que ocupen más de un tamaño determinado:

LARGER 5242880

El tamaño se especifica en bytes, en este ejemplo 5242880 bytes equivalen a 5 MB. Para calcular otros tamaños: 1 MB = 1048576 bytes, 10 MB = 10485760 bytes, 50 MB = 52428800 bytes.

Combinando múltiples criterios

La verdadera potencia de las consultas personalizadas reside en poder combinar varios criterios simultáneamente. Los criterios simplemente se escriben uno tras otro separados por espacios.

Eliminar correos entre dos fechas específicas:

SINCE 01-Jan-2019 BEFORE 01-Jan-2022

Eliminar correos antiguos y de gran tamaño:

BEFORE 1-Jan-2020 LARGER 10485760

Eliminar correos de un remitente específico dentro de un rango de fechas:

FROM "ejemplo@dominio.com" SINCE 01-Jan-2020 BEFORE 01-Jan-2023

Eliminar correos con asunto específico y que sean antiguos:

SUBJECT "newsletter" BEFORE 6months

Consultas por estado de lectura

SEEN selecciona mensajes marcados como leídos, pero no demuestra que puedan eliminarse. No lo uses solo; limítalo siempre por carpeta, antigüedad y, si procede, remitente o tamaño. Por ejemplo, dentro de una carpeta ya seleccionada:

SEEN BEFORE 2years LARGER 20971520

Seleccionar correos no leídos anteriores a una fecha para revisarlos, no para borrarlos automáticamente:

UNSEEN BEFORE 3months

Consultas por destinatario o remitente

Eliminar correos enviados a una dirección específica:

TO "destinatario@ejemplo.com"

Eliminar correos de múltiples remitentes dentro de un periodo:

FROM "notificaciones@ejemplo.com" SINCE 01-Jan-2020 BEFORE 01-Jan-2023

Ejemplos prácticos comunes

Limpiar newsletters antiguos de gran tamaño:

SUBJECT "newsletter" BEFORE 1year LARGER 2097152

Eliminar correos de un año específico:

SINCE 01-Jan-2021 BEFORE 01-Jan-2022

Eliminar correos antiguos ya visualizados de más de 20 MB:

SEEN BEFORE 2years LARGER 20971520

Seleccionar correos de un remitente específico para previsualizarlos:

FROM "spam@ejemplo.com"

Formatos de fecha aceptados

cPanel con Dovecot acepta varios formatos de fecha para facilitar su uso:

Fechas relativas: 2weeks, 3months, 1year, 30days

Fechas absolutas: 01-Jan-2022, 15-Mar-2023, 31-Dec-2020

También puedes usar el formato: 1-Oct-2021, 25-Nov-2022

Consideraciones importantes

La eliminación es permanente e inmediata. Una consulta personalizada no ofrece por sí misma una vista previa: comprueba el mismo criterio en webmail, revisa el recuento y una muestra, y empieza con condiciones restrictivas.

La opción All messages solo debe usarse si se pretende vaciar expresamente esa carpeta y se ha probado una recuperación completa. No basta con que exista una copia: debe haberse verificado antes de borrar.

El sistema de consultas es realmente flexible, pudiendo buscar por sujeto, contenido, remitente, destinatario, fecha, visualizado, intervalos de tiempo, tamaño, y muchos otros criterios que pueden combinarse entre sí para conseguir el resultado exacto que necesitas.

Puedes encontrar la documentación completa en Dovecot's Search Query Format.

El sistema de consultas es para usuarios avanzados y puede ser complejo de entender, si tienes alguna duda o necesidad, contáctanos y te ayudaremos.