Réponses automatiques

Une réponse automatique prévient la personne qui vous écrit de votre absence ou d'un délai de traitement. Elle ne transmet pas le message à quelqu'un d'autre et ne remplace pas une boîte mail qui le conserve.

Dans cPanel > Autoresponders, cliquez sur Add Autoresponder, sélectionnez le domaine et saisissez l'adresse, le nom de l'expéditeur, l'objet et le texte de la réponse. Utilisez UTF-8 pour conserver les accents et les autres caractères.

Les paramètres les plus importants :

• Intervalle : durée en heures entre deux réponses au même expéditeur. Une valeur de 24 évite de répéter l'avis pour chaque message de la journée. Un intervalle de 0 répond à chaque message traité par le répondeur et peut générer trop d'avis ; ne supposez pas que tous les systèmes automatiques éviteront les échanges en boucle.
• Début et fin : définissez les dates et heures pendant lesquelles l'avis doit fonctionner pour qu'il ne continue pas à répondre après votre retour.
• Balises : %subject% insère l'objet du message reçu. Les balises disponibles apparaissent dans le formulaire ; utilisez-les seulement lorsqu'elles apportent du contexte.

Ajouter une image ou un logo en HTML

La case This message contains HTML permet d'écrire des balises HTML dans le corps de la réponse, mais n'affiche ni éditeur visuel ni bouton pour joindre des images.

Pour ajouter un logo, il doit d'abord être hébergé sur un site et accessible par une URL publique en HTTPS. Vous pouvez ensuite créer les paragraphes avec la balise p et afficher l'image avec img :

<p>Merci de nous avoir écrit. Nous avons bien reçu votre message.</p>
<p><img src="https://example.com/logo.png" alt="Nom de l'entreprise" width="180"></p>

Dans l'exemple :

• src contient l'adresse publique complète de l'image.
• alt ajoute un texte de remplacement pour le cas où l'image ne peut pas s'afficher.
• width définit sa largeur en pixels. Vous pouvez remplacer 180 par une autre valeur pour ajuster la taille.

Vous ne pouvez pas utiliser un chemin de votre ordinateur, comme C:\Usuarios\logo.png, car le destinataire n'a pas accès à ce fichier. Il ne suffit pas non plus d'envoyer l'image dans le formulaire de la réponse automatique : elle doit être publiée sur le serveur et accessible à son URL.

Certains logiciels de messagerie bloquent d'abord les images distantes par souci de confidentialité et affichent un bouton pour les télécharger. Cela dépend du logiciel du destinataire et n'indique pas que le code HTML est mal configuré.

Avant d'activer définitivement la réponse, envoyez un test à l'un de vos comptes pour vérifier le texte, la taille du logo et les dates de début et de fin.

Conserver les messages et vérifier les dates

Assurez-vous qu'un compte ou une redirection existe pour cette adresse si vous devez conserver ou remettre les messages entrants. Créer uniquement la réponse automatique ne crée pas de stockage.

Vérifiez le fuseau horaire et le résumé du début et de la fin affiché par le formulaire. L'avis doit indiquer une date de retour ou un délai utile, et un contact de remplacement seulement si celui-ci est prêt à traiter ces demandes.

Si vous refaites le test depuis la même adresse pendant l'intervalle, aucune nouvelle réponse n'arrivera peut-être, même si la configuration est correcte. À la fin de votre absence, vérifiez que la réponse n'est plus active.