Envio massivo de email: preparar listas, autenticação e cancelamentos de subscrição

É importante ter em conta que os nossos serviços de correio se destinam a uma utilização empresarial; para o envio massivo de emails com fins informativos ou publicitários, recomendamos sempre o uso de plataformas especializadas.

Não presuma que uma campanha é permitida por ser pequena: reveja as condições e os limites do plano antes de usar o seu SMTP. Em qualquer plataforma, uma má prática pode prejudicar a reputação do domínio e aumentar as rejeições ou as classificações como spam.

Antes de enviar, conserve prova do consentimento, autentique cada fonte com SPF e DKIM e publique DMARC com alinhamento. Os remetentes em massa para o Gmail e o Yahoo devem cumprir também os seus limiares de queixas e, para mensagens de marketing ou subscrição, implementar o cancelamento com um clique através dos cabeçalhos List-Unsubscribe e List-Unsubscribe-Post conforme o RFC 8058, além da ligação visível na mensagem.

Facilitar o cancelamento da subscrição

Ofereça uma forma simples de deixar de receber a campanha, também quando for enviada para uma lista habitual.

Quando uma pessoa já não quer receber uma campanha, deve poder cancelar a subscrição com facilidade. Se só encontrar a opção de a marcar como spam, as queixas podem prejudicar a reputação dos envios seguintes. Processe os cancelamentos e não volte a importar esses endereços como ativos.

Manter "limpa" a lista de contactos

Reveja as devoluções e exclua os destinatários com falhas permanentes confirmadas. Distinga um endereço inexistente de um incidente temporário: repetir envios para endereços inválidos pode prejudicar a reputação do remetente.

Alguns motivos de rejeição frequentes:

• Conta de email que já não existe ou foi suspensa.
• Conta de email sem espaço em disco. Pode ser um incidente temporário e não demonstra por si só que esteja abandonada; adie a nova tentativa segundo o código SMTP e retire-a apenas de acordo com a política de devoluções.
• Erros tipográficos na conta de email.
• Conta de email de um domínio que já não existe ou deixou de estar operacional.

Envio progressivo e escalonado dos emails

Evite picos repentinos e aumente o volume de forma gradual, especialmente com um domínio ou um IP sem histórico. Não existe um número universal de destinatários que garanta a entrega: o Gmail, o Yahoo e outros fornecedores avaliam a autenticação, a reputação, as queixas, as devoluções e o comportamento histórico.

Não gira uma campanha dividindo manualmente listas em mensagens com dezenas de destinatários em BCC. Essa técnica não administra consentimento, devoluções, cancelamentos nem limites por fornecedor. Use uma ferramenta que envie uma transação por destinatário e pare ou reduza o ritmo perante adiamentos.

Também é importante ter em conta que existe um limite de emails por hora e por domínio, estabelecido por segurança para evitar abusos; este limite pode ser aumentado se o fluxo de correio diário o exigir, mas sempre e quando não seja para fins de envios massivos.

Escalonar ajuda a controlar o ritmo, mas não converte uma campanha numa utilização permitida do SMTP empresarial.

Envio individual de cada email

O envio individual consiste em que cada transação seja para um único destinatário, evitando expor endereços e permitindo gerir cancelamentos e devoluções por pessoa. É uma prática necessária, mas não evita por si só uma penalização do recetor.

De forma manual, esta ação não é prática. A secção seguinte descreve ferramentas de gestão, mas não autoriza a ligá-las ao SMTP do alojamento: confirme antes a utilização permitida ou utilize um fornecedor de campanhas.

Uso de software especializado

Pelo volume, não é prático fazer tudo o que foi referido de forma manual. Aplicações como o phpList, disponível através do Softaculous, gerem o ritmo, as transações individuais e os cancelamentos. Antes de as ligar ao SMTP do alojamento, confirme que a utilização e o volume são permitidos pelo plano; para campanhas, a opção recomendada continua a ser um fornecedor especializado.

Uma aplicação de ambiente de trabalho não converte o SMTP empresarial numa plataforma de campanhas nem elimina os seus limites. Se a ferramenta não gerir consentimento, cancelamento com um clique, devoluções, queixas e reputação, não é adequada para esta utilização.

Uso de serviços externos especializados

Como referimos no início, é importante entender que, a partir de certos volumes, são necessários serviços especializados no envio massivo.

Os nossos serviços de correio estão orientados para a utilização empresarial habitual, enquanto uma campanha exige gestão especializada de consentimento, reputação, ritmo, devoluções, queixas e cancelamentos. Distribuir o envio por vários IP não evita por si só uma má reputação e pode piorá-la se tentar contornar limites.

Compare as plataformas pela gestão de cancelamentos, devoluções e queixas, autenticação do domínio, registos de entrega, exportação de dados e custo para o seu volume real. Verifique os limites e funções atuais antes de contratar; uma lista de marcas não garante que todas resolvam o seu caso.

Se utilizar o Brevo, consulte como autenticar o domínio. O alojamento pode continuar a alojar o site enquanto a plataforma gere a campanha.

Antes de lançar a campanha

Teste o remetente, as ligações e o cancelamento da subscrição com uma amostra controlada; verifique SPF, DKIM e o alinhamento DMARC. Reveja os destinatários ativos e os excluídos por cancelamento ou devolução permanente. Depois de iniciar, observe os adiamentos e as queixas e pare o envio se surgir uma falha repetida, em vez de mudar de IP para a contornar.