Es importante tener en cuenta que nuestros servicios de correo están destinados a un uso corporativo, para el envío de correos de forma masiva con fines informativos o publicitarios recomendamos siempre el uso de plataformas especializadas.
No obstante, si se opta por usar nuestros servicios de manera moderada para este fin, es esencial que se sigan una serie de pautas y buenas prácticas, de lo contrario el resultado podría acabar con la reputación del dominio dañada en los proveedores de correo, lo que en la práctica se traduce en un mayor porcentaje de clasificaciones como no deseado y rebotes, y en el caso de proveedores como Gmail u Hotmail / Outlook, son errores por desgracia con difícil solución dada la opacidad de los mecanismos de clasificación de estos.
Aunque se trate de una lista de correos habituales o privada, es imprescindible que se facilite una forma sencilla y rápida de notificar que no se desean recibir más dichos correos.
Es usual que existan usuarios que en algún momento ya no están interesados en recibir estas notificaciones por diversos motivos, si no encuentran un enlace rápido para notificar la eliminación de la lista, lo marcarán como no deseado para que los correos futuros no entren en bandeja de entrada, el problema, en proveedores como Gmail, estas acciones tienen consecuencias para todos los usuarios, cada vez que un usuario marca un correo como no deseado, influye en la reputación global del dominio en el proveedor de correo, por lo que estas acciones individuales repercutirán en como son clasificados los correos futuros en todos los usuarios.
De la misma forma, es imprescindible ir eliminando de la lista aquellas cuentas que dan error (cuando envías y un correo es rechazado, recibirás un email de rebote indicando que existe un error y el motivo), si de forma reiterada se envía a una cuenta que rechaza el correo, el proveedor de correo considerará que el emisor tiene un comportamiento sospechoso, incurriendo en la reputación del dominio.
Algunos motivos de rechazo frecuentes:
El envío escalonado consiste en dividir el total de correos a enviar para que no se realicen todos al mismo tiempo, si por ejemplo se envía un correo a 100 usuarios, hay una alta probabilidad de que muchos sean cuentas gmail.com u hotmail.com, estos proveedores detectarán un número alto de conexiones simultáneas que asociarán con el envío de spam, limitando el total de correos que aceptarán y afectando a la reputación del dominio.
Si se efectúan envíos por medio de un cliente de correo normal o webmail, ideal el dividir los envíos para que no tengan más de 20 o 30 cuentas, todas como CCO (copia oculta), dejando un tiempo prudente entre envío y envío.
También es importante tener en cuenta que existe un límite de correos por hora y dominio establecido por seguridad para evitar abusos, este límite puede ser aumentado si el flujo de correo diario así lo requiere, pero siempre y cuando no sea para fines de envíos masivos.
Más abajo trataremos también soluciones automatizadas para evitar este problema, escalonando automáticamente el total de los envíos.
El envío individual consiste en que cada transacción (correo) sea para un único destinatario, evitando indicar varios receptores en un mismo correo, unido al envío escalonado, es la forma correcta de enviar emails masivos sin que penalice en los receptores.
De manera manual esta acción no es práctica, no obstante en el siguiente apartado explicamos como usar un software especializado aún utilizando nuestro servidor de correo.
Por volúmenes, no siempre es práctico hacer todo lo comentado de forma manual, por ello se pueden instalar en el servidor aplicaciones como phpList (disponible para ser instalada a través de Softaculous) que permiten aplicar todas estas recomendaciones, tanto envío por escalonado, transacciones individuales y la opción de ser eliminado de la lista de forma sencilla.
También existen aplicaciones de escritorio como SendBlaster que incluyen todas estas funciones, con el que poder gestionar todo desde un equipo local, y configurando la aplicación para que conecte vía SMTP con nuestro servidor para realizar los envíos masivos.
Como comentamos al principio, es importante entender que en ciertos volúmenes se requiere de servicios especializados en el envío masivo.
Nuestros servicios de correo están enfocados a un uso empresarial con flujo constante, pero el envío masivo de emails es un concepto diferente, ya que se envían grandes cantidades de correo en cortos intervalos de tiempo, por ello se requiere de técnicas especializadas como implementar múltiples sistemas e IPs que distribuyan la cargan y eviten consideraciones negativas.
Este tipo de características y pautas son implementadas por servicios especializados que podrás usar con independencia del servicio de hosting contratado, entre ellos destacaríamos: